Mały poradnik małego agitatora - e-mail

Pisząc e-mail:

- W polu "temat wiadomości" wpisujemy "temat wiadomości"! Pojawienie się tam wyrażeń typu "witam", "ważne!", "przeczytaj", "prośba", "prześlij znajomym" utrudnia identyfikację wiadomości, komplikuje jej późniejsze odnalezienie, a przede wszystkim nie nakierowuje od razu na sprawę, w jakiej piszemy. A przecież o zwrócenie uwagi na tę sprawę nam chodzi. Temat o treści: "Petycja w sprawie parku w Radomiu" czy "Spotkanie z redaktorem Nowakiem (Gdynia, 12-02-2009)" jest znacznie lepszy. Ten ostatni temat będzie miał ponadto większą skuteczność niż umieszczenie tamże jedynie słowa "Zaproszenie".

- Nie używamy formatu HTML (tj. np. kolorów): tylko czysty tekst. Wiadomości bez formatowania są "lżejsze", rzadziej zostają uznane jako spam przez serwery pocztowe oraz są czytelne i przyjazne dla odbiorcy.

- Dobrze jest, jeśli wiadomość jest zwięzła, a więcej informacji daje dołączony odnośnik do strony www. Wklejanie długiego wywiadu czy felietonu nie jest najlepszym pomysłem. Wystarczy jego fragment oraz link do całości.

- Piszemy z rozsądnie dobranego adresu e-mail i zdefiniowanego pola nadawca. Wiadomość od "Piotraaas" <piotrus14@buziaczek.pl> sprawia inne wrażenie niż e-mail od nadawcy "Piotr Janicki" <piotrjanicki@wp.pl>.

- Jeśli dodajemy jako załącznik do e-maila (np. "zaproszenia" czy "plakaty"), warto je zapisać w formacie PDF (nie .DOC!), który jest uniwersalny i wszyscy będą widzieć go tak samo.

- Piszemy po polsku! Używamy wielkich liter, kropek, przecinków, polskich znaków!

- Przy przesyłaniu otrzymanej wiadomości dalej, usuwamy niepotrzebne formatowania, informacje kto komu i kiedy przesłał to wcześniej. Warto edytować temat e-maila, by nie zawierał zbędnych znaków (np. "Re: Re: Fwd: PD: Wiadomość w sprawie...")

- Podpis w e-mailach. Można zdefiniować stały podpis (tzw. stopkę) lub wpisywać ją za każdym razem ręcznie. Tak czy inaczej warto, by zawierał on (jeśli nie imię i nazwisko) chociaż pseudonim oraz adres strony www (bloga, profilu na Facebook albo kanału na YouTube). W przypadku braku własnej strony, można zasugerować inny, ulubiony czy często odwiedzany adres. Dwa odnośniki wystarczą.

- Wysyłając korespondencję do wielu osób jednocześnie ukrywamy adresy e-mail odbiorców, tzn. wpisujemy je w pole UDW (Ukryte Do Wiadomości). W różnych programach pocztowych może to być różnie opisane, ale zasada jest zawsze ta sama: najpierw jest pole "adresat", gdzie wpisujemy własny adres (tak, wysyłamy e-mail do samego siebie), potem jest pole "do wiadomości" lub "kopia", gdzie nie wpisujemy nic, a następnie jest pole "ukryte do wiadomości" lub "kopia ukryta", gdzie wstawiamy adresy odbiorców e-maila. Poniżej zobrazowano użycie tej funkcji dla kilku popularnych narzędzi do wysyłki poczty elektronicznej.

Dlaczego to robić? Prezentowanie adresów odbiorców masowej korespondencji jest:
- nieprofesjonalne (wygląda źle; przy dużej liście rozciąga wiadomość i ogranicza dostęp do właściwej treści)
- niebezpieczne (grozi przejęciem listy adresowej przez wirus, robota spamującego lub osobę, która może wykorzystać bazę adresów do własnych celów)

Jak zatem bezpiecznie wysyłać e-maile do wielu osób jednocześnie? Poniżej instrukcja.

Program pocztowy Outlook Express: