Mały poradnik małego agitatora – e-mail

[Powrót do Poradnika]

Pisząc e-mail:

– W polu „temat wiadomości” wpisujemy „temat wiadomości„! Pojawienie się tam wyrażeń typu „witam”, „ważne!”, „przeczytaj”, „prośba”, „prześlij znajomym” utrudnia identyfikację wiadomości, komplikuje jej późniejsze odnalezienie, a przede wszystkim nie nakierowuje od razu na sprawę, w jakiej piszemy. A przecież o zwrócenie uwagi na tę sprawę nam chodzi. Temat o treści: „Petycja w sprawie parku w Radomiu” czy „Spotkanie z redaktorem Nowakiem (Gdynia, 12-02-2009)” jest znacznie lepszy. Ten ostatni temat będzie miał ponadto większą skuteczność niż umieszczenie tamże jedynie słowa „Zaproszenie”.

– Nie używamy formatu HTML (tj. np. kolorów): tylko czysty tekst. Wiadomości bez formatowania są „lżejsze”, rzadziej zostają uznane jako spam przez serwery pocztowe oraz są czytelne i przyjazne dla odbiorcy.

– Dobrze jest, jeśli wiadomość jest zwięzła, a więcej informacji daje dołączony odnośnik do strony www. Wklejanie długiego wywiadu czy felietonu nie jest najlepszym pomysłem. Wystarczy jego fragment oraz link do całości.

– Piszemy z rozsądnie dobranego adresu e-mail i zdefiniowanego pola nadawca.  Wiadomość od „Piotraaas” <piotrus14@buziaczek.pl> sprawia inne wrażenie niż e-mail od nadawcy „Piotr Janicki” <piotrjanicki@wp.pl>.

– Jeśli dodajemy jako załącznik do e-maila (np. „zaproszenia” czy „plakaty”), warto je zapisać w formacie PDF (nie .DOC!), który jest uniwersalny i wszyscy będą widzieć go tak samo.

– Piszemy po polsku! Używamy wielkich liter, kropek, przecinków, polskich znaków!

– Przy przesyłaniu otrzymanej wiadomości dalej, usuwamy niepotrzebne formatowania, informacje kto komu i kiedy przesłał to wcześniej. Warto edytować temat e-maila, by nie zawierał zbędnych znaków (np. „Re: Re: Fwd: PD: Wiadomość w sprawie…”)

– Podpis w e-mailach. Można zdefiniować stały podpis (tzw. stopkę) lub wpisywać ją za każdym razem ręcznie. Tak czy inaczej warto, by zawierał on (jeśli nie imię i nazwisko) chociaż pseudonim oraz adres strony www (bloga, profilu na Facebook albo kanału na YouTube). W przypadku braku własnej strony, można zasugerować inny, ulubiony czy często odwiedzany adres. Dwa odnośniki wystarczą.

– Wysyłając korespondencję do wielu osób jednocześnie ukrywamy adresy e-mail odbiorców, tzn. wpisujemy je w pole UDW (Ukryte Do Wiadomości). W różnych programach pocztowych może to być różnie opisane, ale zasada jest zawsze ta sama: najpierw jest pole „adresat”, gdzie wpisujemy własny adres (tak, wysyłamy e-mail do samego siebie), potem jest pole „do wiadomości” lub „kopia”, gdzie nie wpisujemy nic, a następnie jest pole „ukryte do wiadomości” lub „kopia ukryta”, gdzie wstawiamy adresy odbiorców e-maila. Poniżej zobrazowano użycie tej funkcji dla kilku popularnych narzędzi do wysyłki poczty elektronicznej.

Dlaczego to robić? Prezentowanie adresów odbiorców masowej korespondencji jest:
– nieprofesjonalne (wygląda źle; przy dużej liście rozciąga wiadomość i ogranicza dostęp do właściwej treści)
– niebezpieczne (grozi przejęciem listy adresowej przez wirus, robota spamującego lub osobę, która może wykorzystać bazę adresów do własnych celów)

Jak zatem bezpiecznie wysyłać e-maile do wielu osób jednocześnie? Poniżej instrukcja.

 

Program pocztowy Outlook Express:

 

Nie widzisz pola UDW? Włącz „wszystkie nagłówki„:

 

Poczta Interii:

 

Poczta Wirtualnej Polski – kliknij w „kopia do | ukryta kopia”:

 

…aby uzyskać oczekiwane możliwości:

 

* * * * *

W innych programach czy serwisach pocztowych wygląda to podobnie.

W razie pytań prosimy o kontakt e-mail.